In questa scheda sono indicate le informazioni di base di un'Esperienza.
Titolo
Procedure elettroniche ospedaliere per la richiesta di prestazioni sanitarie al fine della corretta identificazione del paziente
Azienda
VCO
Unità di produzione
Qualità-Accreditamento, Servizi
Tipologia pratica
Ruolo paziente
Referente*
Dott.ssa Margherita Bianchi
Email referente
margherita.bianchi@aslvco.it
Telefono referente
Anno riferimento
2009
Qui sono indicate le Raccomandazioni, emanate dal Ministero della Salute in tema
di Eventi Sentinella, e gli Eventi Avversi che sono state seguite o riscontrati
nell'esperienza.
Raccomandazioni
1. 1. Corretto utilizzo delle soluzioni concentrate di Cloruro di Potassio - KCL ed altre soluzioni concentrate contenenti Potassio 2. 2. Prevenzione della ritenzione di garze, strumenti o altro materiale all'interno del sito chirurgico 3. 3. Corretta identificazione dei pazienti, del sito chirurgico e della procedura 4. 4. Prevenzione del suicidio di paziente in ospedale 5. 5. Prevenzione della reazione trasfusionale da incompatibilità AB0 6. 6. Prevenzione della morte materna correlata al travaglio e/o parto 7. 7. Prevenzione della morte, coma o grave danno derivati da errori in terapia farmacologica 8. 8. Prevenzione degli atti di violenza a danno degli operatori sanitari 9. 9. Prevenzione degli eventi avversi conseguenti al malfunzionamento dei dispositivi medici/apparecchi elettromedicali 10. 10. Prevenzione dell'osteonecrosi della mascella/mandibola da bifosfonati 11. 11. Morte o grave danno conseguenti ad un malfunzionamento del sistema di trasporto (intraospedaliero, extraospedaliero) 12. 12. Prevenzione degli errori in terapia con farmaci "Look-alike/sound-alike" 13. 13. Raccomandazione per la prevenzione e la gestione della caduta del paziente nelle strutture sanitarie 14. 14. Raccomandazione per la prevenzione degli errori in terapia con farmaci antineoplastici 15. 15. Morte o grave danno conseguente a non corretta attribuzione del codice triage nella Centrale operativa 118 e/o all’interno del Pronto soccorso 16. 16. Raccomandazione per la prevenzione della morte o disabilità permanente in neonato sano di peso>2500 grammi non correlata a malattia congenita 17. 17. Raccomandazione per la riconciliazione della terapia farmacologica
Eventi avversi
1. Procedura in paziente sbagliato, in parte del corpo sbagliato o errata procedura su paziente corretto 2. Strumento o altro materiale lasciato all'interno del sito chirurgico che richieda un successivo intervento o ulteriori procedure 3. Reazione trasfusionale conseguente ad incompatibilità AB0 4. Morte, coma o gravi alterazioni funzionali derivati da errori in terapia farmacologica 5. Morte materna o malattia grave correlata al travaglio e/o parto 6. Morte o disabilità permanente in neonato sano di peso > 2500g non correlata a malattia congenita 7. Morte o grave danno per caduta di paziente 8. Suicidio o tentato suicidio di paziente in ospedale 9. Violenza su paziente 10. Atti di violenza a danno di operatore 11. Morte o grave danno conseguente ad un malfunzionamento del sistema di trasporto (intraospedaliero, extraospedaliero) 12. Morte o grave danno conseguente a non corretta attribuzione del codice triage nella Centrale operativa 118 e/o all'interno del pronto soccorso 13. Morte o grave danno imprevisti a seguito dell'intervento chirurgico 14. Igiene mani 15. Lesioni da pressione 16. Infezioni ospedaliere 17. Trombosi venosa profonda 18. Altri eventi avversi clinici
L'implementazione della raccomandazione è avvenuta a seguito di una specifica
indicazione di:
Regione Azienda Unità di produzione
Nel caso l'intervento sia stato attuato in applicazione di linee guida e/o
raccomandazioni e/o campagne internazionali, descrivere sinteticamente
l'iniziativa, nonché le modalità in cui essa è stata adattata al contesto
locale.
L'iniziativa ha preso invio in seguito a numerose segnalazione delle SOC in particolare dei Servizi di Immuno-Ematologia e Anatomia Patologica per l'evidenza sistematica di errori ed omissioni nella compilazione delle richieste di prestazioni specialistiche specificamente normate.
Descrizione delle problematiche riscontrate alla base dell'esperienza
Delineare, ove possibile, lo stato dell'arte della letteratura
Ministero della Sanità: Il buon uso del sangue, 1993
http://www.cre.regione.lombardia.it/DPR%207-4-94.htm
LINEE GUIDA PER IL BUON USO DEL SANGUE
www.cro.sanita.fvg.it/PDF/linee%20guida%20sangue%202004.pdf
Istituto Superiore di Sanità - Convegno nazionale. Buon uso del sangue.
Roma, 25-26 febbraio 2003.
www.iss.it/binary/publ/publi/0410.1106218117.pdf
Descrivere lo specifico problema locale che l'intervento proposto ha inteso affrontare (specificare l'eventuale specifico evento avverso che si è inteso prevenire/gestire)
Dall'analisi dell'incident reporting è emersa una variabilità individuale nel compilare le richieste di farmaci, prestazioni sanitarie ed in particolare delle richieste di test anatomopatologici e delle richieste di emocomponenti che prevedono l'inserimento dei dati necessari alla valutazione dell'appropriatezza della richiesta (diagnosi, Hb, Pt etc) oltre che una corretta identificazione dei campioni biologici.
Delineare una analisi del contesto, descrivere ulteriori eventuali problematiche e metodi utilizzati perindividuarle
La distribuzione delle attività sanitarie su più presidi ospedalieri favorisce la disomegeneità procedurale.
La messa a disposizione di uno strumento elettronico per la gestione delle attività sanitarie (Cartella Clinica Elettronica) ha indotto ad una analisi dello "status quo" al fine di revisionare l'intero processo (format delle schede di richiesta, contenuti delle stesse, campi obbligatori, qualità del dato etc, modalità di richiesta).
Sono state raccolte tutte le tipologie di richieste e quindi rivisitate dai singoli specialisti alla luce delle indicazioni presenti in letteratura e delle normative vigenti.
Sono state definite delle specifiche procedure per ogni tipologia di richiesta
Fornire una riflessione sui soggetti 'portatori di interesse' (i cittadini, i familiari, le organizzazioni di rappresentanza dei cittadini, le associazioni di volontariato, gli enti locali, il personale e i dirigenti delle aziende sanitarie, i sindacati, le assicurazioni, ecc.) rispetto al problema individuato
Citare eventuali esperienze analoghe implementate in altre sedi
Descrizione delle soluzioni individuate per affrontare le problematiche del caso
Descrizione dell'intervento effettuato
Sono state create nuove schede informatizzate che prevedono un percorso predefinito comprensivo di campi obbligatori in ottemperanza a disposizioni normative e indicazioni di letteratura.
L'inserimento di alcuni dati prevede l'elaborazione di calcoli.
I nuovi format delle richieste prodotti dai Gruppi di Lavoro e le procedure correlate, sono stati validati dalla DG e distribuiti nell'applicativo aziendale presente nelle sedi di lavoro ospedaliere per la fruizione.
Sono stati organizzati momenti informativi/formativi per il personale addetto in modo capillare e sistematico.
Se trattasi di una esperienza conclusa (fornire data di conclusione) o ancora in corso (fornire data presunta di conclusione); se a regime o in fase sperimentale
Rimane aperta la prospettiva di allargare il modello gestionale a tutte strutture aziendali (territorio compreso) ed è in corso di programmazione la distribuzione on line delle richieste ai servizi muniti di gestionali dedicati e l'introduzione della firma digitale.
Gli obiettivi specifici
Evitare gli errori di identificazione dei pazienti e dei loro campioni biologici (produzione di etichette), ridurre gli errori di trascrizione e di comprensione dei contenuti, migliorare la completezza e la congruità delle richieste in relazione alla diagnosi o presunta tale, tracciare elettronicamente il processo, facilitare la rintracciabilità dei dati, estrapolare i dati i dati di processo al fine del monitoraggio e della valutazione dell'appropriatezza delle prestazioni, omegeneizzare i comportamenti.
I principali punti di forza
I documenti così prodotti sono sempre leggibili, è individuabile l'operatore richiedente (nome e cognome), i campi obbligatori permettono il trasferimento delle informazioni indispensabili per un corretto trattamento diagnostico-terapeutico.
I principali punti di debolezza
I fattori di contesto che ne hanno reso possibile la realizzazione, con particolare riferimento al ruolo dei 'portatori di interesse' (fattori esogeni)
La presenza dell'Unità di Rischio e l'applicazione di un sistema di incident reporting cui segue l'analisi delle segnalazioni e l'individuazione di azioni migliorative/correttive.
Le numerose segnalazioni di non conformità da parte dei Servizi di Anatomia Patologica e dei due Centri Trasfusionali.
La fattiva collaborazione del gestore della cartella clinica informatizzata e dei Servizi interessati.
Se e come sono state coinvolte le rappresentanze dei pazienti/cittadini
Eventuali criticità incontrate nel corso dell'implementazione e le modalità individuate per superarle
Tra le criticità è emersa una certa resistenza di alcuni operatori all'utilizzo dei sistemi informatici (per estrazione culturale, per problemi di tempistica...) probabilmente legata ai limiti del sistema informatico in uso (ritenuto instabile dagli operatori, privo di firma digitale, non presente su tutta la rete).
E' in corso un progetto di ulteriore sviluppo dell'applicativo in uso che prevede la firma digitale, l'integrazione tra servizi e reparti e tra ospedale e territorio.
Il/I soggetto/i/ la/e figura/e professionale/i che gestisce/gestirà, a regime, l'intervento attuato
Indicazione degli eventuali interventi formativi ed iniziative di comunicazione
Indicare l'eventuale realizzazione di interventi formativi specificandone la tipologia
Formazione in house, in tutte le sedi di lavoro fornite di terminale, a piccoli gruppi con lo specialista informatico (bio ingegnere) che ha collaborato con i clinici alla redazione delle schede elettroniche e la consulenza dell'Ufficio Qualità per la condivisione dei criteri che hanno indotto al cambiamento gestionale.
Indicare l'eventuale realizzazione di iniziative di comunicazione sull'esperienza (destinatari, strumenti, canali, ...)
Descrizione dei risultati conseguiti e dei metodi utilizzati per la loro valutazione
Descrivere i metodi utilizzati per la valutazione dei risultati e riportare i relativi indicatori
Il progetto di reingegnerizzazione del processo e la proposta di inserire l'utilizzo sistematico delle richiede elettroniche nella scheda di budget delle SOC sono stati presentati all'Unità di Rischio Aziendale e quindi recepiti dalla DG.
Pertanto a partire dal 2006 annualmente vengono valutati gli indicatori di processo (n. strutture che utilizzano il supporto elettronico/totale strutture, n. di richieste cartacee/totale delle richieste, n. richieste compilate correttamente/totale richieste etc) al fine di valutare il raggiungimento degli obiettivi.
Riportare i risultati utilizzando dati di processo e/o di esito
Attualmente oltre l'80% delle SOC Ospedaliere utilizza la procedura informatizzata delle richieste.
In alcune SOC si è giunti al 100% dell¿utilizzo del SI (medicina interna, endoscopia, ortopedia-traumatologia¿), altre per scelta non hanno accettato il software aziendale (nefrologia) o si rifiutano di utilizzarlo (ginecologia).
Dalla verifica e valutazione delle schede elettroniche risulta che in una minoranza di casi alcuni campi obbligatori vengano superati con trattini o altro a discapito della qualità dell¿informazione.
Descrivere i cambiamenti avvenuti nell'organizzazione/struttura a seguito dell'implementazione dell'intervento
L'utilizzo della richiesta cartacea salvo eccezioni (nefrologia, ginecologia-ostetricia,SPDC, DEA) è stato sostituito dal sistema elettronico riducendo la tempistica della compilazione (recupero dell'anagrafica e dell'anamnesi dove richiesta) e migliorando la qualità del dato.
Le richieste possono essere visualizzate in tempo reale dalle postazioni presenti nei servizi/reparti prima della consegna del cartaceo peraltro non previsto per le richieste di consulenza.
Si è avuta una netta riduzione delle segnalazioni di non conformità/criticità da parte dei servizi interessati (Anatomia Patologica, Centro Trasfusionale, Radiologia, Farmacia..) dalle richieste dei clinici.
In caso di "perdita di documenti" è possibile rintracciare i dati archiaviati elettronicamente.
Indicazione delle fonti di finanziamento per l'intervento ed analisi
economica
Fonti di finanziamento per l'intervento
Specificare se è stata effettuata una analisi economica dell'intervento ed in caso affermativo, descrivere la metodologia adottata (Analisi costo-efficacia? Analisi costo-beneficio? Analisi costo-utilità?) ed i risultati conseguiti con l'obiettivo di orientare le scelte di eventuali professionisti interessati a replicare l'esperienza.
In caso si intenda effettuare un'analisi economica si può far riferimento alle linee guida ISPOR RCT-CEA per l'analisi di costo-efficacia.
Finanziamento: Il progetto non ha previsto investimenti di risorse economiche.
Economica: L'intervento si è risolto in un investimento di tempo del gruppo di lavoro (referente qualità aziendale, ingegnere dell'applicativo, referenti qualità dei Servizi coinvolti nel progetto)
Indicazione dei costi relativi al personale che ha partecipato al progetto, delle
spese sostenute per l'acquisizione di beni e servizi
Personale
| Nessuna voce di spesa presente |
Altro personale
| Nessuna voce di spesa presente |
Altro costo
| Nessuna voce di spesa presente |
Indicazione della disponibilità a partecipare a programmi di valutazione
esterna, abstract in lingua inglese ed informazioni conclusive
dell'esperienza
Disponibilità a partecipare a programmi di valutazione esterna (audit/peer review)
Indicare se la buona pratica è stata trasferita ad altre unità della stessa azienda e/o ad altre aziende e/o ad altre regioni
Fornire eventuali informazioni che si ritengono rilevanti per la comprensione dell'esperienza e per il suo potenziale trasferimento
Fornire eventuali considerazioni conclusive sull'utilità pratica generale dell'intervento al fine di consentire ai fruitori del database di disporre di tutte le informazioni necessarie per la comprensione dell'esperienza e della trasferibilità di essa
Documenti correlati all'esperienza
| Allegati: nessun file presente |
Se si desidera che l’esperienza venga inserita anche nel data base del progetto
PaSQ (
www.pasq.eu) si prega di
compilare il questionario in lingua inglese.
La sezione è disponibile per tutte le esperienze compilate a partire dal 2013
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