Cosa si è realizzato o è in corso di realizzazione A seguito di un evento sentinella occorso nella ASL Roma 1, sul territorio di pertinenza di un Centro Salute Mentale, si è reso necessario revisionare le procedure relative al Risk Management in Salute Mentale, al fine di migliorare la prevenzione, la valutazione e la gestione di eventuali gravi eventi che avrebbero potuto riverificarsi determinando danni fisici e/o psicologici in un ambito della salute pubblica così altamente complesso ed impegnativo. E’ chiaro che, nella pratica clinica reale, non è possibile eliminare del tutto il Rischio Clinico, L’integrazione della valutazione e gestione clinica dei casi con il Risk Management diventa però un processo necessario in una prospettiva moderna di assistenza efficace e sicura anche in Salute Mentale. A tale scopo, nella ASL Roma 1 il Dipartimento di Salute Mentale, in collaborazione con la U.O.C. Servizio Prevenzione e Risk Management, ha costruito e promosso il “Progetto R.O.M.A. 1.0 (Risk Observation Measurement Assessment) - Risk Management nei Servizi Territoriali Salute Mentale” nell’ambito del quale è stato sviluppato uno strumento operativo denominato “Format R.O.M.A. 1.0” al fine di rendere possibile, in modo strutturato e standardizzato, l’integrazione del Risk Management nella pratica clinica correntemente. Il Progetto R.O.M.A. 1.0 include un modello standardizzato di organizzazione e funzionamento dell’equipe multiprofessionale dei Servizi Territoriali Salute Mentale, dal primo contatto del paziente e per tutta la gestione del caso, fornendo ai servizi territoriali le procedure di utilizzo del Format R.O.M.A. 1.0 in ogni fase del percorso di cura. Il Progetto R.O.M.A. 1.0 prevede una fase pilota dipartimentale della durata di quattro mesi (dal 01 luglio 2019 al 31 Ottobre 2019) che coinvolge sei servizi territoriali (due Centri Salute Mentale, due Servizi Dipendenze, due servizi di Prevenzione e Interventi Precoci Salute Mentale). Il Format R.O.M.A. 1.0 consiste in un modello organizzativo standardizzato di Best Practice del lavoro di equipe multiprofessionale nei Servizi Territoriali Salute Mentale, suddiviso in tre fasi consecutive: Observation Measurement Assessment Cosa si andrà a misurare come risultato (outcome e indicatori) Nella fase pilota del Progetto R.O.M.A. 1.0 si procederà a una misurazione dei seguenti indicatori di processo e di esito: a) Ricognizione dei modelli organizzativi ed operativi attualmente in uso per l’Accoglienza b) Definizione dell’equipe multiprofessionale stabile; c) Monitoraggio della terapia farmacologica, con particolare attenzione a terapia long-acting; d) Tipologia di intervento psico-sociale; e) Tipologia di intervento riabilitativo; f) Indicatori quantitativi di esito attraverso l’utilizzo di scale validate (SCL-90-R e VGF). Key words: Best Practice, Risk Management, Evento Sentinella, Servizi Territoriali Salute Mentale, Prevenzione

(Aims and Benefits) The Format R.O.M.A. 1.0 is the operational Risk Management tool of the R.O.M.A. 1.0 project, currently piloted in some Community Mental Health Services. It has been developed to achieve the following three main aims: 1) to promote the culture of Risk Management, in order to improve the safety and quality of both citizens’ care and health professionals’ work places; 2) to ensure uniform and equal accessibility to all citizens to high welfare standards; 3) to guarantee either a continuous quality improvement of community mental health services and a continuous professional skills development. The main benefits expected from the use of the Format R.O.M.A. 1.0 within the current clinical practice are the following: 1) integration of the current clinical practice with standardised Risk Assessment procedures and continuous improvement of Risk Management; 2) uniform quality distribution and equal accessibility amongst the all community mental health services based within the Roma 1 Trust (in Italian “ASL”) catchment area; 3) use of Guidelines and Best Practices in the daily clinical practice, in order to improve both patients’ care and workplaces’ safety; 4) sharing the Personalised Therapeutic Project (P.T.I., in Italian “Progetto Terapeutico Individuale”) with the patient, involving in the pathways to care relatives and other significant members of the community, if patient expresses her/his consent; 5) optimizing operators' performances and safety by promoting communication and transparency of information regarding clinical data and risk factors identified; 6) written formulation of a PTI, periodically updated by the multidisciplinary team in charge, with the involvement of patient and family/others, if patient expresses her/his consent; 8) coordination and monitoring of the PTI carried out by a designated operator (namely, a “care coordinator” for not severe cases and a “case manager” for severe cases), who will periodically schedule meetings between the multidisciplinary team in charge and the patient/family/others to review the PTI (i.g., initially every 3-6 months or every 12 months subsequently, depending on the stages of the illness, with the possibility of discharging the patient and providing her/him with a referral to the GP at the end of the treatment); 9) a widespread use of a new electronic Care Notes within the Mental health Department, which will replace the current paper clinical notes and the two old electronic clinical information systems currently in use, promoting continuous professional development and clinical responsibilities sharing amongst professionals working within the community mental health teams; 10) promotion of the Clinical Audit as one of the main tools for continuous quality improvement (in Italian “Miglioramento Continuo Qualità”), in particular regarding organizational/operational processes to implement the pathway to care (in Italian “Percorsi Diagnostici Terapeutici Assistenziali”) in the Community Mental Health Services.

The use of the Format R.O.M.A. 1.0 allows mental health professionals to integrate, organize and standardise the Clinical practice and the Risk Management processes in three consecutive phases: 1) a structured clinical assessment and risk-factors analysis, carried out by a multiprofessional team, involving at least two operators with different professional qualifications (a form named “Scheda 1” has been provided) 2) psychometric Clinical assessment, completed with the aid of a self-assessment scale (i.e., the SCL-90-R) administered to all the patients at the first contact and at following contacts, if deemed as appropriate by the multiprofessional team in charge (a form named “Scheda 2” has been provided) 3) integration of the Clinical assessment with the a standardised Risk assessment, aimed to set up a periodically monitored and reviewed Personalised Therapeutic Project (in Italian “Progetto Terapeutico Individuale”) which includes: a personalised treatment plan, a risk management plan, a urgency/emergency management plan (a form named “Scheda 3” has been provided).

Once the Format R.O.M.A. 1.0 will be approved and implemented by the Trust, a survey aimed at identifying the level of satisfaction regarding Risk assessment/management and Workplace safety will be carried out at baseline and after a year starting in 2020. Data collected from the survey will be used to upgrade the Format R.O.M.A. 1.0 to Format R.O.M.A. 1.1 and therefore repeated every three years to continuously improve the efficacy and effectiveness of the operational Risk Management tool developed. Finally, in order to inform patients regarding the new procedures, leaflets in different languages will be provided to all the community mental health services if specific funds are allocated.

Con l’emanazione della Legge 8 marzo 2017/24, anche in Italia la valutazione e la gestione del Rischio Clinico sono diventate pratiche obbligatorie di Clinical Governance, necessarie a garantire cure sempre più sicure ed efficaci per i pazienti e contesti di lavoro sempre più sicuri e protetti per gli operatori sanitari. La valutazione clinica è ormai indissolubilmente integrata con la valutazione del Rischio Clinico. Ad oggi, in Italia non esistono modelli operativi strutturati e standardizzati o strumenti di valutazione e gestione del rischio clinico integrati alla pratica clinica quotidiana per i Servizi Territoriali Salute Mentale.

Il Format R.O.M.A. 1.0 è uno strumento operativo di Risk Management sviluppato per facilitare l’integrazione della valutazione e gestione del Rischio Clinico nella pratica clinica correntemente in uso nei servizi STSM. Il Format R.O.M.A. 1.0 serve a realizzare i tre principali obiettivi del Progetto Aziendale R.O.M.A. 1.0, ossia: 1) promuovere la cultura del Risk management per migliorare la sicurezza e la qualità delle cure per i cittadini e degli ambienti di lavoro per gli operatori sanitari; 2) assicurare la distribuzione uniforme ed accessibile ai cittadini di elevati standard assistenziali; 3) garantire lo sviluppo e il continuo miglioramento della qualità delle prestazioni erogate e della formazione professionale.

I principali benefici attesi dall’integrazione del Format R.O.M.A. 1.0 con l’attuale pratica clinica sono: 1) integrazione nella pratica clinica del Risk Assessment con l’utilizzo di strumenti di Clinical Risk Mangement 2) garanzia di equità, uniformità e accessibilità delle prestazioni in tutti i Servizi Territoriali Salute Mentale; 3) diffusione ed utilizzo nella pratica clinica quotidiana di Linee Guida e Best Practices per ottimizzare la sicurezza delle cure del paziente, degli operatori e dei luoghi di lavoro; 4) condivisione del Progetto Terapeutico Individuale (PTI) con il paziente, coinvolgimento nei percorsi di cura delle famiglie e delle altre persone significative di riferimento nei principali contesti di vita e di relazione del paziente, previo consenso esplicito di questo ultimo; 5) ottimizzazione delle performances e della sicurezza degli operatori attraverso una comunicazione e una documentazione trasparente dei dati clinici e delle informazioni relative ai fattori di rischio clinico individuati; 6) formulazione per iscritto e a cura dell’equipe multidisciplinare di riferimento di un PTI, con il coinvolgimento del paziente/famiglia e delle principali figure di riferimento del suo contesto di vita, previo consenso esplicito del paziente; 7) coordinazione e monitoraggio del PTI da parte di un operatore designato (“care coordinator” per i casi di consulenza/collaborazione o di assunzione di cura; “case manager” per i casi di presa in carico) che si occuperà di programmare incontri periodici tra equipe multidisciplinare di riferimento e paziente/familiari/altre figure di riferimento per l’aggiornamento e la revisione continua del PTI (ad esempio, inizialmente ogni 3-6 quindi ogni 12 mesi, a seconda delle fasi del percorso di cura, con possibilità di chiusura del trattamento a fine percorso e dimissione del paziente nel contesto di vita, consegnando al paziente ed inviando al Medico di Medicina Generale una relazione di dimissione 8) uso della nuova cartella elettronica dipartimentale condivisa, che sostituirà l’attuale cartella cartacea ed i due sistemi elettronici supplementari di registrazione delle informazioni cliniche in uso nei Servizi Territoriali Salute Mentale nella ASL RM 1 (nata dalla fusione nel 2017 delle ex ASL RM A ed ASL RM E); 9) promozione della formazione continua e sviluppo delle competenze delle diverse figure professionali che compongono l’equipe multidisciplinare nei Servizi Territoriali Salute Mentale, nonché condivisione delle responsabilità cliniche nella gestione del caso tra i diversi operatori dell’equipe multidisciplinare sulla base delle specifiche competenze; 10) promozione dell’Audit clinico quale principale strumento di Miglioramento Continuo della Qualità (MCQ), in particolare dei processi organizzativi ed operativi per l’attuazione dei Percorsi Diagnostici Terapeutici ed Assistenziali (PDTA) nei Servizi Territoriali Salute Mentale.

nella ASL Roma 1 il Dipartimento di Salute Mentale, in collaborazione con la U.O.C. Servizio Prevenzione e Risk Management, ha costruito e promosso il “Progetto R.O.M.A. 1.0 (Risk Observation Measurement Assessment) - Risk Management nei Servizi Territoriali Salute Mentale” nell’ambito del quale è stato sviluppato uno strumento operativo denominato “Format R.O.M.A. 1.0” al fine di rendere possibile, in modo strutturato e standardizzato, l’integrazione del Risk Management nella pratica clinica correntemente. Il Progetto R.O.M.A. 1.0 include un modello standardizzato di organizzazione e funzionamento dell’equipe multiprofessionale dei Servizi Territoriali Salute Mentale, dal primo contatto del paziente e per tutta la gestione del caso, fornendo ai servizi territoriali le procedure di utilizzo del Format R.O.M.A. 1.0 in ogni fase del percorso di cura. Il Progetto R.O.M.A. 1.0 prevede una fase pilota dipartimentale della durata di quattro mesi (dal 01 luglio 2019 al 31 Ottobre 2019) che coinvolge sei servizi territoriali (due Centri Salute Mentale, due Servizi Dipendenze, due servizi di Prevenzione e Interventi Precoci Salute Mentale). Il Format R.O.M.A. 1.0 consiste in un modello organizzativo standardizzato di Best Practice del lavoro di equipe multiprofessionale nei Servizi Territoriali Salute Mentale, suddiviso in tre fasi consecutive: 1) Observation - osservazione clinico-anamnestica e individuazione dei fattori di rischio da parte dell’equipe multiprofessionale, per la quale sono previsti almeno due operatori con diversa competenza professionale in ogni fase della gestione dei casi afferenti ai servizi territoriali (previsto un modulo denominato “Scheda 1”); 2) Measurement - quantificazione psicometrica del Rischio Clinico attraverso l’uso di una scala di autovalutazione, somministrata al paziente al primo contatto e nelle fasi successive del trattamento a discrezione dell’equipe multiprofessionale di riferimento (previsto un modulo denominato “Scheda 2”) 3) Assessment - integrazione della valutazione clinica con la valutazione standardizzata del Rischio Clinico per la strutturazione di Progetto Terapeutico Individuale (PTI) composto da: piano trattamento individuale, piano gestione del rischio, piano gestione urgenza/emergenza periodicamente monitorato lungo tutto il percorso di cura (previsto un modulo denominato “Scheda 3”). Nella fase pilota del Progetto R.O.M.A. 1.0 si è proceduto ad una verifica dei modelli organizzativi ed operativi attuali utilizzati dei Servizi Territoriali Salute Mentale coinvolti nel Progetto Pilota Dipartimentale. Tali modelli saranno confrontati ed integrati con il modello di Best Practice proposto e fornito agli stessi servizi. In questa prima fase, è stato chiesto ai responsabili e agli operatori dei servizi territoriali coinvolti di rilevare eventuali criticità e limiti dell’integrazione del Format R.O.M.A. 1.0 con l’attuale pratica clinica e del modello di Best Practice di Valutazione Clinica/Risk Management proposto, indicando eventuali azioni migliorative, in particolare riguardo alle specifiche necessità di quel determinato servizio. Nella fase pilota del Progetto R.O.M.A. 1.0 si procederà a una misurazione dei seguenti indicatori di processo e di esito: a) Ricognizione dei modelli organizzativi ed operativi attualmente in uso per l’Accoglienza, la Prima visita e la Gestione del caso nei diversi servizi che partecipano alla fase pilota, con particolare attenzione al numero di operatori con diversa competenza professionale coinvolti in ognuna delle tre fasi. La rilevazione del primo indicatore (a) sarà effettuata attraverso un’intervista qualitativa ai responsabili dei sei Servizi coinvolti alla fine della fase pilota, per la definizione delle principali criticità e la verifica di eventuali cambiamenti migliorativi proposti o messi in atto. b) Definizione dell’equipe multiprofessionale stabile; c) Monitoraggio della terapia farmacologica, con particolare attenzione a terapia long-acting; d) Tipologia di intervento psico-sociale; e) Tipologia di intervento riabilitativo; f) Indicatori quantitativi di esito attraverso l’utilizzo di scale validate (SCL-90-R e VGF). La rilevazione degli indicatori b, c, d, e, f sarà eseguita dagli operatori dei servizi coinvolti attraverso la compilazione di una scheda predisposta allo scopo nelle seguenti modalità: all’inizio della fase pilota per i casi già in carico e alla prima visita per i pazienti nuovi e i pazienti noti/rientri; alla fine della fase pilota per tutti i casi. La descrizione estesa della Best Practice “Progetto R.O.M.A. 1.0” è disponibile in formato PDF qualora richiesta. Si allega PDF sintetico

Ad oggi, in Italia non esistono modelli operativi strutturati e standardizzati o strumenti di valutazione e gestione del rischio clinico integrati alla pratica clinica quotidiana per i Servizi Territoriali Salute Mentale. Pertanto, la Best Practice definita nel Progetto R.O.M.A. 1.0 può essere potenzialmente trasferita in qualsiasi Servizio Territoriale Salute Mentale nel Lazio ed in altre regioni d’Italia. Il Progetto R.O.M.A. 1.0 include un modello standardizzato di organizzazione e funzionamento dell’equipe multiprofessionale dei Servizi Territoriali Salute Mentale ed uno strumento operativo di Risk Management chiamato “format R.O.M.A. 1.0. Lo sviluppo sia del modello organizzativo sia dello strumento operativo ha tenuto conto delle principali Linee Guida internazionali e Best Practice, oltra al costante riferimento rispetto a quanto previsto a livello nazionale e regionale principalmente da: 1. PANSM (Piano di azioni nazionale per la salute mentale - Ministero della Salute, 2016); 2. Legge 8 marzo 2017 N. 24 (Disposizioni in materia di sicurezza delle cure e della persona assistita, nonché' in materia di responsabilità professionale degli esercenti le professioni sanitarie); 3. Decreto del Commissario ad Acta (DCA) 17 marzo 2017, n. U00094 (Recepimento dell'Accordo tra il Governo, le Regioni e le Province autonome di Trento e di Bolzano, le Province, i Comuni e le Comunità Montane sul documento "Definizione dei percorsi di cura da attivare nei Dipartimenti di salute mentale per i disturbi schizofrenici, i disturbi dell'umore e i disturbi gravi di personalità", sancito dalla Conferenza Stato Regioni del 13 novembre 2014); 4. Determina Regionale n. G06331 del 18.05.2018 e successiva Determina Regionale n. G10096 del 06.08.2018 (Protocollo d’Intesa relativo alle procedure per il trasporto e gli interventi di soccorso primario sanitario in condizioni di emergenza/urgenza di persone con patologia psichiatrica).

Quando il modello organizzativo ed il Format R.O.M.A. 1.0 saranno implementati a pieno regime nel DSM della ASL Roma1, nel 2020 un sondaggio mirato a identificare il livello di soddisfazione in merito alla valutazione/gestione dei rischi e alla sicurezza sul lavoro sarà condotto al baseline e dopo un anno tra tutti i pazienti indirizzati ai Servizi Territoriali Salute Mentale ed a tutti i membri dei team multiprofessionali. Infine, allo scopo di informare i pazienti riguardo le nuove procedure implementate, saranno distribuiti depliant in diverse lingue a tutti i Servizi Territoriali Salute Mentale, qualora specifici fondi verranno assegnati.

nessuna

No